Organilog permet d’importer de nombreux types de données afin de gagner du temps dans la saisie des informations. Il vous est notamment possible d’importer une liste de clients récupérée depuis votre logiciel CRM existant ou de votre logiciel de facturation actuel.
Synthèse vidéo
Quelles données peuvent être importées ?
Plusieurs types de données peuvent être importées, incluant les données suivantes :
Clients
Adresses
Contrats
Installations
Interventions
Tickets
Les lignes d’un devis
De multiples devis/factures
Avoirs
Produits
N’hésitez pas à nous contacter pour l’import de données spécifiques.
Préalable
Veuillez prendre connaissance des points suivants avant de commencer l’import de données :
Veuillez utiliser un fichier CSV (extension .csv). Il s’agit d’un format très répandu.
L’import est irréversible. Vérifiez bien vos données avant d’envoyer.
Les données sont ajoutées aux existantes.
Pour une première prise en main il est conseillé de tester avec une petite liste de 3 à 10 lignes ! Essayez de choisir des lignes représentatives, qui possèdent des accents (afin de vérifier l’encodage du fichier). Si vous essayez d’importer plusieurs centaines de lignes, mais que l’outil a mal été utilisé, vous devrez supprimer des centaines de lignes.
Il faudra vérifier les données manuellement à la fin de l’import.
Il est possible que quelques données spécifiques doivent être ajoutées manuellement, après l’import.
Pour des fichiers lourds (plusieurs milliers de données) ou des demandes d’import spécifiques, veuillez prendre contact avec l’équipe Organilog.
Etape 1 : accéder à l’outil d’import
Ouvrez le menu dépliant des paramètres situé en haut à droite, puis ouvrez le menu
« Import de données ». Cette page liste l’historique de tous les imports que vous avez effectué (vide si vous y accédez pour la première fois).
Une fois dans ce menu, débutez un nouvel import en cliquant sur le bouton « Nouvel import ».
Etape 2 : envoyer le fichier
La première étape consiste à envoyer le fichier CSV contenant les données à importer.
Téléchargez cet exemple de fichier d’import de client : Exemple-importation-de-client-dans-Organilog.csv(0.27ko)
Indiquez par ailleurs au système, le type de données auquelles ce fichier fait référence (import de clients, d’adresses, d’interventions …).
Une fois terminé, cliquez sur le bouton pour continuer vers l’étape suivante.
Etape 3 : définir la lecture du fichier
Cette étape permet à l’outil de comprendre la manière dont il est encodé. Veuillez spécifier le symbole séparateur, qui peut être une virgule, un point-virgule ou une tabulation. Définissez l’encodage et le format des dates.
Important : si la première colonne de votre fichier contient le nom des colonnes, veuillez cocher le paramètre invitant à ignorer cette première ligne, afin de ne pas l’importer.
Veuillez vérifier l’aperçu dynamique visible en bas de page, à chaque changement de paramètre.
Astuce : en utilisant le fichier d’exemple présenté plus tôt le séparateur par défaut reste le point virgule et l’encodage est celui par défaut.
Etape 4 : associer les données
Le fichier CSV peut contenir les colonnes de votre choix. Il convient à travers cette étape de définir à quel type de données vos colonnes correspondent, vis-à-vis des données gérées au sein d’Organilog.
Bon à savoir :
Vous n’êtes pas obligé d’importer chacune de vos colonnes.
Vos colonnes spécifiques peuvent être enregistrées dans le champ
« Commentaire » au sein d’Organilog.
Vous pouvez enregistrer plusieurs de vos colonnes au sein du champ
« Commentaire » d’Organilog, les données seront enregistrées les unes après les autres.Dans la partie gauche de cette interface, vous pouvez choisir le type d'encodage, il est important de vérifier que vos caractères spéciaux soient bien pris en compte.
Etape 5 : Confirmer
Après avoir terminé le paramétrage, vous êtes invité à confirmer avant que l’import ne soit effectif.
Etape 6 : Fin
Une fois importé, vous pouvez aller vérifier manuellement les menus pour vous assurer que les données ont bien été importées.
