GÉNÉRALITÉS
Afin de respecter la règlementation sur la transmission des factures électroniques en Belgique, Organilog a mis en place un connecteur permettant de fournir un point d’accès Peppol.
La facture électronique est générée dans la page d’une facture sous le format UBL (Universal Business Language).
Ce format répond aux exigences réglementaires liées à la généralisation de la facturation électronique en France, en Belgique et à l’international, en assurant la traçabilité, la lisibilité et la conformité des échanges.
EXEMPLE D'ENVOI DE FACTURE ÉLECTRONIQUE DANS ORGANILOG
La facturation électronique est automatiquement activée pour tous les comptes ayant accès à la facturation (pack business).
PRE-REQUIS
Informations de votre entreprise
Rendez-vous dans votre page entreprise dans Organilog et veuillez y renseigner les informations administratives à jour suivantes :
adresse complète : rue, ville, CP, pays
BCE (ou SIREN) : renseigner uniquement les chiffres, sans “BE”
N° TVA : BExxxxxxx
Système de verrouillage de la facture
Après l’envoi de la facture, la facture sera automatiquement verrouillée.
Il est donc nécessaire de choisir dans les paramètres le mode de verrouillage le plus adapté pour vous : verrouillage total ou partiel.
Allez dans Paramètres -> Facturation -> section Page d’édition -> Système de verrouillage.
PARAMÉTRAGE CONNECTEUR ET PEPPOL
Configuration du connecteur Iopole
Veuillez contacter notre équipe support pour confirmer que vous souhaitez envoyer des factures via Organilog afin que l’on configure vos identifiants.
Enregistrement auprès de Peppol et adresse de facturation électronique
C’est lors de l’activation du connecteur que le BCE de l’entreprise est transmis à Peppol et active l’adresse de facturation électonique :
En Belgique l’adresse de facturation électronique est constituée de deux parties :
code:identifiant avec code = 0208 et identifiant : numéro BCE
Informations nécessaires pour envoyer une facture électronique
CLIENT facturé : INFORMATIONS OBLIGATOIRES
Les informations à renseigner pour un client pour pouvoir lui envoyer une facture électronique sont :
le nom de la société
l’adresse principale de facturation (physique) : rue, ville, CP et pays
l’adresse de facturation électronique : à trouver dans le catalogue à l’aide du BCE ou SIREN
FACTURE : INFORMATIONS OBLIGATOIRES
Les informations à renseigner pour une facture sont :
N° facture
Date de la facture
Date d'échéance de la facture
La facture doit contenir au moins 1 ligne de produit
Si la facture contient une TVA nulle, alors il faudra également préciser :
- Type de Tva
- le Motif d’exonération de TVA
ENVOYER UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE
Lorsque la facture a été renseignée et possède un numéro, alors il faut se rendre dans l’onglet “Facture électronique”.
Il suffit de suivre ensuite les différentes étapes. Si des informations obligatoires sont manquantes, elles vous seront demandées.
Si votre facture contient une TVA nulle, alors le champ “Type de TVA” sera modifiable et vous allez pouvoir choisir le type de TVA. Ensuite il faudra renseigner le motif d’exonération.
Après l’envoi de la facture, la facture est automatiquement verrouillée (choisissez dans vos paramètres le mode de verrouillage le plus adapté pour vous : verrouillage total ou partiel) et l’onglet facture électronique affiche un historique de la facture
Il sera possible de voir dans la liste des factures également le statut “résumé” de la facture électronique. Pour cela, il faut penser à cocher dans le choix des colonnes “État facturation électronique”