L'ajout des interventions est une tâche chronophage qui peut demander du temps. Nous nous sommes efforcés de créer plusieurs solutions complémentaires permettant d'accélérer la saisie des interventions, cet article présente toutes les astuces permettant de créer rapidement les interventions.
Synthèse vidéo
Cette vidéo résume les principales méthodes pour dupliquer ou créer une récurrence.
Dupliquer une intervention pendant sa création
Lors de l'ajout d'une nouvelle intervention, il est possible d'utiliser un outil qui va démultiplier cette intervention à plusieurs reprise, en se basant sur des critères temporels.
Sur l'exemple de la capture ci-dessous, l'intervention sera créée toutes les 2 semaines, jusqu'à 10 reprises, ce qui peut être pratique pour définir les interventions d'un contrat annuel.
Point fort : créer des dizaines d'intervention en une seule fois. Possibilité de créer des règles telles que "toutes les 2 semaines".
Point faible : plus difficile de supprimer ou modifier la dizaines ou centaines d'interventions une fois créées.
Créer plusieurs interventions à la suite
La page permettant de créer une intervention possède 2 boutons d'enregistrement. Le bouton principal, intitulé "Enregistrer", permet de créer l'intervention puis de visualiser l'intervention créée. Tandis que le bouton secondaire, intitulé "Enregistrer et continuer", permet de créer l'intervention puis de ré-ouvrir une page d'ajout d'une intervention en pré-remplissant tous les champs avec les données déjà remplie. Le bouton est pratique pour créer à la suite des interventions similaires, sur une même journée et pour une même intervention.
Bouton enregistrer et continuer sur Organilog
Point fort : pratique pour gagner quelques secondes dans la saisie d'intervention multiple, sur une même journée.
Pré-remplir une intervention à partir d'un ticket
Le module de ticket est idéal pour archiver les demandes des clients. Lorsqu'une anomalie est signalée à travers ce module il est courant de devoir créer une intervention pour résoudre la problématique chez le client. Un petit bouton situé en haut à droite permet de créer une intervention reprenant les mêmes informations que le ticket. Il ne reste plus qu'à définir la date planifiée de passage.
Bouton créer une intervention depuis un ticket
Point fort : gain de temps lorsqu'une intervention est créée depuis un ticket.
Dupliquer une intervention existante
Dans la plupart des activités professionnelles, il est courant que certaines interventions soient semblables. Vous pouvez alors gagner du temps lors de la création d'une nouvelle intervention en allant piocher un modèle d'intervention existante, pour la dupliquer et ne modifier que la date, le nom du client et quelques autres petites informations. Le bouton "dupliquer", disponible sur n'importe quelle intervention, est alors fait pour vous.
Bouton pour dupliquer une intervention existante
Point fort : rapide pour créer une intervention similaire.
Point faible : ne duplique qu'une intervention à la fois.
Outil de récurrence des interventions
Enfin, le menu d'une intervention existante dispose d'un bouton "Créer une récurrence". Cela permet de planifier à intervalle régulier la création d'une nouvelle intervention sur la base d'un modèle. Il est ainsi possible de créer une intervention semblable, par exemple toutes les semaines, tous les mois ou tous les ans.
Point fort : solution à privilégier s'il n'y a pas de date de fin. Possibilité de modifier l'intervention qui sert de référence pour modifier toutes les futures interventions qui seront créées à la volée à chaque fois. Si le contrat s'arrête, il suffit de mettre fin à la récurrence.
Pour en savoir plus, un guide a été mis en place pour apprendre à utiliser cet outil : Créer une intervention récurrente.