Organilog propose plusieurs niveaux de contacts, ce qui permet d'envoyer un document à une personne définie, nous allons voir ensemble comment paramétrer cela.
Prérequis : il convient dans chaque module, depuis une fiche client, adresse ou contact d'ouvrir les "Options d'affichage" pour afficher ou masquer les champs concernés.
1 - Gestion du contact du client :
Depuis une fiche client vous avez la possibilité d'entrer les informations de ce que nous appellerons le contact principal.
Ici vous pouvez noter la civilité, le prénom, le nom, l'email, et les différents numéros de téléphone de ce contact.
Cela peut être l'accueil, votre contact privilégié, la direction, la comptabilité, etc...
2 - Gestion du contact de l'adresse :
Depuis une fiche adresse, vous avez la possibilité de noter les informations du contact pour ce site.
Vous pouvez entrer un nom et prénom, un numéro de téléphone, un email, et des informations complémentaires sur l'adresse.
Cela peut-être le gestionnaire d'un site, le poste de sécurité, l'accueil, un propriétaire,...
3 - Gestion des contacts secondaires du client :
Il convient en premier à activer ce module depuis les paramètres pour le retrouver dans le menu "Suivi client".
Une fois activé, ici vous pourrez créer un répertoire de contact pour chacun de vos clients.
Vous pouvez donc créer tous les employés d'une société si besoin, ou la liste des comptables de tous vos clients, les commerciaux, etc ...
4 - Associer et envoyer un document à un contact :
Maintenant que vous possédez 3 niveaux de contact, vous pouvez choisir d'envoyer vo documents soit au contact principal du client, soit au contact de l'adresse, soit au contact associé à l'élément que vous souhaitez envoyer.
Prenons l'exemple d'une facture dans laquelle j'ai sélectionné un client, une adresse et un contact.
Pour envoyer mon document et sélectionner mon destinataire, je me rends dans l'onglet "Rapport", puis je sélectionne un des boutons proposé.
- Le premier bouton de la section "Envoyer par email" concerne l'email du contact principal sur la fiche client.
- Le second bouton concerne l'email présent sur la fiche de l'adresse.
- La liste déroulante comporte la totalité des contacts secondaires que vous aurez créé pour votre client, si vous cliquez sur l'un d'entre eux, le document est envoyé par email à l'adresse email de ce contact.
- Le quatrième bouton permet d'envoyer le document à sa propre adresse, celle qui est présente sur la fiche employé/utilisateur.
Chaque envoi est historisé dans la partie de droite.
5 - Comment consulter les contacts :
Depuis la fiche de votre client, en vous déplaçant d'onglet en onglet vous pouvez alors consulter toutes ces informations.
- Dans l'onglet "Données" on va retrouver le contact principal.
- Dans l'onglet "Contact" la liste des contacts secondaires.
- Et enfin dans l'onglet "Adresses" la liste des contacts liés aux adresses.
Pour consulter le détail de chaque fiche il suffit de cliquer dessus pour l'ouvrir et afficher toutes les données.
6 - Comment utiliser les contacts dans une fiche intervention :
Paramétrer le contact dans une intervention
Pour ajouter le Contact à une intervention, entrez dans la fiche de l’intervention
Allez dans le menu "Suivi Client / Interventions"
Cliquer sur une intervention pour entrer dans sa fiche ou créer une nouvelle intervention
Afficher le champ "Contact" disponible depuis les "Options d’affichage" en haut à droite
Comment cela fonctionne-t-il lors de la saisie d’une intervention ?
Renseigner dans l'intervention :
le client concerné par l’intervention
l’adresse d’intervention (le client peut avoir une ou plusieurs adresses)
un contact si besoin, une liste de contacts va alors s’afficher :
Affichage de la liste des Contacts :
Tous les contact de votre client à l’adresse de l’intervention (adresse renseignée dans le contact correspondant à celle de l’intervention), PLUS
Tous les contacts de votre client pour lesquels aucune adresse n’a été renseignée (sans adresse renseignée dans la fiche contact)
OU Aucune liste de contacts : si aucun contact n’a été créé pour ce client ou si aucun contact n’a une adresse enregistrée correspondante à celle de l’intervention.
Astuce :
Si vous souhaitez donc voir afficher tous les contacts de votre client quelle que soit l’adresse d’intervention, il est conseillé de ne rien renseigner dans l’adresse du contact de la fiche contact