La plateforme Organilog permet de gérer l’association de plusieurs intervenants sur une même intervention. Cette gestion permet d’établir un compte rendu plus précis, notamment si un binôme est intervenu, et d’obtenir des statistiques plus précises du temps de travail pour le client ou les intervenants.
Bénéfices
En associant plusieurs intervenants à une même intervention, vous obtiendrez autant de bénéfices qu’en créant une intervention par intervenant, mais en réduisant le temps de saisie. Voici une synthèse des avantages de cette fonctionnalité :
La fiche d’intervention synthétisera la liste des intervenants impliqués
Le calcul des heures travaillées sera détaillé par intervenant
Le temps de travail associé au client et à l’adresse d’intervention sera multiplié par le nombre d’intervenants (visible également sur les contrats et les chantiers).
Le temps de travail des actions courantes (si renseigné) sera également multiplié par le nombre d’intervenants (sauf si vous désactivez l’option correspondante dans les paramètres généraux)
L’intervention sera visible sur le planning de chaque intervenant
Le temps de travail hebdomadaire ou mensuel de l’intervenant prendra en compte cette intervention
Activer la gestion multi-intervenant
La gestion multi-intervenants n’est pas nécessairement activée par défaut. Vous devez, dans un premier temps, activer cette gestion via les paramètres (à partir de l’icône tout en haut à droite de l’interface).
Accédez à la rubrique « interventions », puis activez le paramètre intitulé : « activer la gestion multi-intervenants », enfin enregistrez les modifications.
Ajouter plusieurs intervenants
Lorsque la gestion multi-intervenants est active, vous pouvez associer plusieurs intervenants sur une fiche. Vous avez simplement à sélectionner les intervenants à travers la liste déroulante, et à ajouter autant d’intervenants que nécessaire.
A noter : vous pouvez également supprimer un intervenant à partir du bouton « X » situé à droite de la liste déroulante.
Gérer les informations
Lorsque plusieurs intervenants sont ajoutés, il est fortement conseillé, pour les autres intervenants que l’on appellera “secondaires”, de n'entrer que leurs heures effectuées lors de la clôture de l'intervention.
Ainsi, ce sera l'intervenant principal qui devra clôturer son intervention, en renseignant également ses heures effectuées, mais aussi en complétant les différents champs nécessaires liés à cette intervention, ainsi que les photos et signatures.
Vous pourrez alors retrouver, sur le rapport PDF de l'intervention principale, toutes les informations entrées lors de la clôture par l'intervenant principal.
Si les autres intervenants ont également entré des informations, il faut alors les transférer sur l'intervention principale.
Il est possible d’écraser ou ne pas écraser automatiquement les informations (dates et heures effectuées, durée, commentaires et budget) des intervenants secondaires avec ceux de l’intervenant principal, en modifiant le paramètre dans Paramètres généraux > Interventions :
Note : Cette option ne fonctionne que si l’intervention de l’intervenant principal est clôturée depuis le web.
Lorsque cette option est paramétrée sur “non”, les horaires des intervenants secondaires ne sont modifiables que depuis l’application mobile, depuis le compte de l’intervenant.
Attention :
Dans le cas où l'option est paramétrée sur “oui” : si l’intervention a été complétée depuis le mobile et que l’intervention de l’intervenant principal est éditée puis enregistrée depuis le web (même sans modification), les informations de l’intervenant secondaire seront écrasées par les informations de l’intervenant principal, y compris les horaires, même si ceux-ci étaient différents.
Ajout d’intervenants à l’intervention depuis le mobile
Lorsqu’un intervenant est ajouté depuis le mobile par l’intervenant principal, les informations déjà présentes dans l’intervention seront préremplies pour l’intervenant secondaire. C’est ensuite à chaque intervenant d’ajouter ses horaires effectués sur cette intervention.
Lorsque l’intervention est créée depuis le mobile et que l’intervenant principal ajoute un intervenant après avoir ajouté ses propres horaires et terminé l’intervention (ajout après avoir enregistré), ces mêmes horaires et informations seront copiés sur l’intervention de l’intervenant secondaire.
Si un intervenant est ajouté pendant que l’intervenant principal remplit ses horaires et termine l’intervention (ajout avant d’avoir enregistré), l’intervenant secondaire devra ajouter ses horaires depuis l’application mobile sur son compte.
Ou, si l’option "écraser les données des intervenants secondaires dans la partie "effectuée" par celles de l'intervenant principal” est paramétrée sur “oui”, il faudra revenir sur l’intervention principale sur le web puis éditer et enregistrer l’intervention afin que les informations de l’intervenant principal se dupliquent sur l'intervention de l’intervenant secondaire.