Si vous souhaitez mettre à jour une donnée sur vos fiches client, ou bien sur produits comme mettre des tarifs à jour il existe la fonctionnalité "UPSERT" qui permet de mettre à jour en masse des informations via un import.
Comment mettre à jour des données via un import ?
A noter : cette fonctionnalité est uniquement disponible pour mettre à jour les clients et les produits.
A savoir : la clé de mise à jour est l'information qui fait le lien entre l'ancienne et la nouvelle information. C'est l'information qui ne change pas lors de la mise à jour : par exemple le nom, ou un code de référence.
Important : un import n'est pas réversible, une fois lancé il ne sera pas possible de revenir à l'état précédent, prenez soin de bien vérifier le contenu de votre fichier et le paramétrage de votre import.
Avant de commencer il est important de maîtriser un import normal dans Organilog, pour cela d'autres articles sont à votre disposition dans la documentation.
Suivant votre besoin deux possibilités sont envisageables :
Exporter votre base produits ou clients d'Organilog et mettre à jour ce fichier.
Avoir un autre fichier qui contient des informations mais qui ne provient pas d'Organilog.
Une fois votre fichier modifié et à jour, rendez-vous dans le menu d'imports accessible depuis la roue dentée en haut à droite puis "Import de données".
Sélectionnez le module "Produits ou services" ou "Client", sélectionnez votre fichier et passez à l'étape suivante.
Sur la page suivante faites les vérifications de format des données (Séparateur, encodage, format de dates et heures) et cochez "Mettre à jour des données existantes".
Dans l'étape suivante, indiquez quelle colonne va vous servir de mise à jour, celles qui sont indiquées avec une clef peuvent être sélectionnées comme clef de mise à jour.
Important : il convient de ne sélectionner qu'une seule clef de mise à jour dans une des colonnes, il ne faut pas en sélectionner plusieurs.
Une fois la clef de mise à jour sélectionnée, cochez la case en dessous du choix de la colonne qui indique que cette colonne sera la clef de mise à jour.
C'est à dire que le logiciel, à l'import, va se baser sur cette colonne pour savoir quel élément existant il doit remplacer.
Si on utilise par exemple "Nom", alors il faut que dans votre fichier une colonne comporte le nom exact du produit ou du client existant dans votre base, pour que le logiciel mette à jour la fiche de ce produit ou client en comparant les deux informations, le nom du produit ou du client dans votre base et le nom du produit ou du client dans votre fichier à importer.
Sélectionnez ensuite les colonnes que vous souhaitez mettre à jour, par exemple les différents prix d'achat et de vente de vos produits.
Une fois que tout est configuré, passez à l'étape suivante pour valider l'UPSERT et le lancer.
Laissez tourner l'import, puis vérifiez si les données ont bien été importées dans le module concerné.