De nombreux secteurs d'activité peuvent avoir la nécessité de créer des interventions régulières. Il est par exemple courant pour des sociétés d'entretien d'effectuer une intervention hebdomadaire ou mensuelle, ou encore pour des sociétés de service de planifier deux interventions par an pour la maintenance d'un matériel.
La plateforme possède un outil de gestion des interventions récurrentes.
Étape 1 : créer une première intervention
Il convient, dans un premier temps, de créer une première intervention qui servira d'exemple à dupliquer / de modèle de référence. Cette première intervention doit être associée à un client et une adresse, et posséder un titre reconnaissable. Elle peut également être associée à un intervenant.
Il convient d'associer cette intervention à la date de la première intervention planifiée, puis de sauvegarder.
Étape 2 : créer la récurrence
Une fois l'intervention de référence créée, il convient d'accéder au menu des options de l'intervention à partir de la clef plate, située en haut à droite, puis de cliquer sur "créer une récurrence".
Étape 3 : définir la propriété de la récurrence
L'outil de récurrence permet de gérer les caractéristiques suivantes :
Titre : élément obligatoire pour reconnaître à quoi correspond la récurrence. Il est possible de préciser par exemple le nom du client et la périodicité.
Modèle : permet de sélectionner l'intervention de référence, qui sera dupliquée (pré-remplissage avec l'intervention depuis laquelle la récurrence a été créée).
Statut : choix du statut sous lequel les interventions suivantes seront générées.
Fréquence : choix de la périodicité (par exemple : toutes les 2 semaines).
Type de fin :
- Par date => la répétition se poursuit jusqu'à une date butoir (exemple : date de fin de contrat).
- Par nombre d'occurrence => répétition X fois (exemple : 5 passages prévus).
- Aucune fin => la répétition se poursuit à l'infini, à moins que vous veniez l'interrompre manuellement.
Prochaine création : permet de définir la date de prochaine création de l'intervention (la date doit correspondre à celle suivant la date de la première intervention de référence).
Générer le document : permet de définir à quel moment l'intervention doit être générée et ajoutée au planning et tableau de bord.
Exemple : une intervention qui doit être planifiée au 20 décembre, avec une création 10 jours avant, apparaîtra au planning / tableau de bord le 10 décembre (mais planifiée au 20 décembre donc).
Génération immédiate :
À l'enregistrement de la récurrence, le logiciel crée un script sur-mesure, selon votre paramétrage (fréquence, génération X jours avant...), qui va créer les interventions au fur et à mesure du temps.
Par défaut, ce script s'exécute durant la nuit : de base, les récurrences créées aujourd'hui seront donc visibles demain matin, une fois que le script aura fait son travail.
Cette option de génération immédiate permet d'outrepasser ce délai et d'exécuter immédiatement les premières créations liées à la récurrence.
En choisissant une récurrence mensuelle (tous les mois), deux options sont disponibles :
À date anniversaire : La récurrence se produit toujours à la même date, par exemple tous les 5 du mois.
Jour de la semaine spécifique : Permet de choisir un jour précis, comme le premier lundi ou le deuxième jeudi du mois.
Attention à la date de prochaine création, car elle influe sur le début de la récurrence
Une fois que votre récurrence est correctement paramétrée, vous n'avez plus qu'à enregistrer.
Vous pouvez consulter toutes vos récurrences depuis le menu "récurrences" situé dans le menu "interventions".
Il est possible, dès l'enregistrement, de visualiser les interventions qui seront créées au fil du temps par les récurrences sur le planning.
Ces interventions en statut "prévisualisation", apparaissent en gris clair, bordées par des pointillés, et sont transparentes (CF intervention n°1641 ci-dessous).
Il est possible de masquer / afficher cette prévisualisation des interventions récurrentes depuis le planning : bouton "légende et couleurs" puis "éléments à afficher" > "récurrence".
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