De nombreux secteurs d'activité peuvent avoir la nécessité de créer des interventions régulières.
Il est par exemple courant pour des sociétés d'entretien d'effectuer une intervention hebdomadaire ou mensuelle, ou encore pour des sociétés de service de planifier deux interventions par an pour la maintenance d'un matériel.
La plateforme possède un outil de gestion des interventions récurrentes.
Etape 1 : créer une première intervention
Il convient dans un premier temps de créer une première intervention qui servira d'exemple à dupliquer, d'intervention modèle de référence. Cette première intervention doit être associée à un client et une adresse, et posséder un titre reconnaissable. Elle peut également être associée à un intervenant.
Il convient d'associer cette intervention à la date de la première intervention planifiée, puis de sauvegarder.
Etape 2 : créer la récurrence
Une fois l'intervention de référence créée il convient d'accéder au menu des options de l'intervention à partir de la clef plate située en haut à droite, puis de cliquer sur "Créer une récurrence".
Ce lien un accès rapide permet de pré-remplir l'interface de création des récurrences.
Etape 3 : définir la propriété de la récurrence
L'outil de récurrence possède les caractéristiques suivantes :
Titre : élément obligatoire pour reconnaître à quoi correspond la récurrence. Il est possible de préciser par exemple le nom du client et la périodicité.
Type : pour définir qu'il s'agit d'une récurrence des interventions.
Lien avec l'élément : permet de sélectionner l'intervention de récurrence qui sera dupliquée (cela correspond au numéro unique Organilog de l'intervention "modèle" ou première intervention).
Périodicité : choix de la périodicité (par exemple : hebdomadaire).
Type de fin : indispensable pour savoir la fin de la récurrence. Une intervention mensuelle qui dure 1 an, pourrait avoir une fin basée sur le nombre d'occurrences de 11 répétitions (ou basée sur une date de fin).
Nombre d’occurrence : dans le cas d'une répétition par occurrence, permet de définir le nombre d'occurrence de fin (si c'est par exemple pour un an prenez en compte que vous avez déjà créé la première intervention donc il reste 11 occurrences).
Prochaine création : permet de définir la date de prochaine création de l'intervention (la date doit correspondre à celle suivant la date de la première intervention de référence).
Générer le document : permet de définir à quel moment l'intervention doit être générée et ajoutée au planning et tableau de bord.
Une fois que votre récurrence correctement paramétrée, vous n'avez plus qu'à enregistrer.
Vous pouvez consulter toutes vos récurrences depuis le menu "Récurrences" situé dans le menu "Interventions".
⚠️ À noter :
La récurrence ne sera pas visible sur le planning
Après avoir ajouté une récurrence, il faudra attendre 24h pour voir sa création dans la liste des interventions/factures
Chaque jour il n'y a qu'une seule intervention qui sera créée à la fois
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