Certains secteurs d'activité peuvent avoir la nécessité de créer des factures récurrentes généralement liées à un contrat, cela permet de gagner du temps dans la gestion de la comptabilité.
Il est par exemple courant pour des sociétés d'entretien d'effectuer une intervention hebdomadaire ou mensuelle dans le cadre d'un contrat d'entretien annuel, facturé mensuellement ou trimestriellement.
La fonctionnalité "récurrence" vous permet ainsi de gagner du temps au moment de votre facturation.
Première étape : Créer votre première facture de référence
Créez votre facture de référence qui servira de modèle pour la récurrence.
Comme toute facture classique, cette facture de référence nécessite d'être associée à un client et une adresse, et posséder un titre. Si nécessaire, elle peut également être associée à un intervenant.
Si vous souhaitez ajouter des valeurs dynamiques sur votre facture de référence, nous vous invitons à consulter l'article suivant :
Deuxième étape : Créez votre récurrence
Directement depuis votre facture, rendez vous sur le menu clé plate (🔧 ) situé en haut à droite de votre facture et ensuite cliquez sur "Créer une récurrence"
Les champs "Type" et "Lien avec le type de récurrence" seront déjà prérempli, il ne vous restera plus qu'à sélectionner la fréquence de votre récurrence
L'outil de récurrence possède les caractéristiques suivantes :
Titre : élément obligatoire pour reconnaître à quoi correspond la récurrence. Il est possible de préciser par exemple le nom du client et la périodicité.
Périodicité : choix de la périodicité (par exemple : hebdomadaire).
Type de fin : indispensable pour savoir la fin de la récurrence. Une facturation mensuelle qui dure 1 an, pourrait avoir une fin basée sur le nombre d'occurrences de 11 répétitions (ou basée sur une date de fin).
Nombre d’occurrence : dans le cas d'une répétition par occurrence, permet de définir le nombre d'occurrence de fin (si c'est par exemple pour un an prenez en compte que vous avez déjà créé la première intervention donc il reste 11 occurrences).
Prochaine création : permet de définir la date de prochaine création de l'intervention
⚠️ Important : Lors de la sélection de la date de la prochaine création, veillez toujours à sélectionner la date d'occurrence suivante et non la date renseignée dans la facture de référence.
Génération immédiate : permet de créer les factures
suivantes sans attendre le délai des 24h
Une fois que votre récurrence correctement paramétrée, il ne vous restera plus qu'à enregistrer.
Vous pouvez consulter toutes vos factures récurrences depuis le module "Facturation" sous menu "récurrence"
❗ Important : Si vous ne sélectionnez pas la génération immédiate, les récurrences seront créées la nuit (une occurrence à la fois), vous ne verrez donc pas apparaître toutes vos factures immédiatement. Il vous faudra attendre le lendemain pour voir apparaître la prochaine occurrence et ainsi de suite.