Quelques astuces permettent d'être efficace dans l'exécution du télétravail au sein d'une entreprise. Ce guide a pour vocation de guider au mieux la mise en place du télétravail et des bons outils permettant de communiquer et travailler au mieux.
Bonnes pratiques de bases
1/ Favoriser les communications asynchrones
Une communication asynchrone est lorsque les échanges n'ont pas besoin d'être en direct mais peuvent être différés lorsque les collaborateurs sont disponibles. C'est à privilégier pour ne pas perturber quelqu'un en pleine productivité.
2/ Soyez organisé
Définir une procédure de travail permet d'éviter que plusieurs personnes fassent la même tâche au même moment. Si vous créez une procédure qui consiste à assigner une tâche à un·e collègue, et que celui-ci doit la faire dans le temps imparti, alors vous devez être capable de faire confiance et retourner à vos propres missions.
Si vous ne réussissez pas à faire cela, vous allez perdre du temps et des tensions vont émerger au sein de l'équipe.
Astuce : assurez-vous par exemple de bien assigner les "demandes clients" au sein d'Organilog, et de vérifier à qui la demande est assignée avant de la prendre en compte.
3/ Trouver un outil pour tous les besoins
Voici une liste des outils les plus utiles pour effectuer ses missions en télétravail, au sein d'une équipe :
📅 Planning Organilog : le planning disponible au sein d'Organilog n'a pas pour vocation d'être exclusivement destiné aux équipes terrain. Il est également possible à l'équipe bureau d'utiliser ce planning pour son propre usage (exemple: date limite pour un dossier, RDV commerciaux, etc ... )
💥 Demandes clients (ticket) : le module des demande client est un outil TRÈS PUISSANT pour organiser la liste des tâches à effectuer. Cela permet de s'assigner des missions entre personne du bureau. Voici une liste de quelques tâches courantes pour l'équipe bureau :
- Créer le devis pour client ABC
- Envoyer la facture pour client DEF
- Relancer les mauvais payeurs
- Prévenir les clients des annulations de passage
- Sortir les poubelles
- ...📕 Base de connaissance : section idéale pour rédiger tout le savoir de l'entreprise afin que chacun soit en mesure de travailler dans toutes les circonstances. C'est très pratique également lors de l'arrivé d'un nouveau collaborateur, pour qu'ils obtiennent toutes les réponses à ses questions.
💬 Messagerie : au sein d'Organilog la petite messagerie permet à 2 collaborateurs de discuter sur un sujet. Il est aussi possible à l'entreprise d'envoyer un message à tout le monde, ce qui est pratique pour envoyer une "note de service" par exemple.
👥 Offre (CRM) : le module d'offre permet d'utiliser un CRM pour les équipes commerciales afin de noter l'avancer des dossiers avant signature
Trouver de quoi s'occuper
Une phrase qu'il ne faut pas prononcer est : "Mon travail c'est d'être sur le terrain, donc en télétravail je n'ai rien à faire". En réalité, il y a beaucoup de choses qui peuvent être faites pour s'occuper et continuer à être utile à l'entreprise (qui va peut-être rencontrer des difficultés financières !). Voici une liste d'idées :
Organiser le travail qui a été fait ces derniers mois, tout mettre au propre, supprimer les vieux documents ...
Créer une base documentaire interne à l'entreprise, sur les procédures de l'entreprise, les façons d'être efficace dans son travail, les règles de politesse envers la clientèle ...
Créer des procédures, si celles-ci n'existent pas encore
Faire un sondage auprès des collaborateurs : quels sont nos forces d'après-vous par rapport à la concurrence ? Comment pourrions-nous améliorer nos services auprès de notre clientèle ? Avons-nous tout le nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions ? Quels nouveautés pourrions-nous mettre en place pour nos clients ? ...
Définir le SWOT de son poste, c'est à dire : définir les forces, faiblesses, opportunités et menaces. Y a-t-il des faiblesses ou des concurrents qui menacent la société ? Y a-t-il une force ou opportunité qui peuvent être utilisées pour renforcer la force de l'entreprise ?
Se former au mieux à l'usage de certains outils
...
Travailler sur les gros dossiers
Vos concurrents avancent et mettent en place des procédures pour améliorer la productivité. Au sein du logiciel Organilog il y a des modules qu'il faut mettre en place au fur et à mesure de l'usage. Voici une liste de projets possibles qui peuvent être travaillé :
Signature des devis en ligne
Paiement des factures par carte bancaire (interconnexion possible avec Stripe)
Envoyer les accès du portail client à vos clients
Questionnaire de satisfaction
Pointage au bureau
Activer le "super assistant" pour automatiser l'envoi de notification
Créer les modules de votre choix avec les "modules universels"
Créer un autre modèle de rapport PDF
Insérer un formulaire de contact sur votre site web
Créer la liste des véhicules, pour noter le suivi des contrôles technique et faire le pointage d'utilisation (possible aussi pour les grandes machines)
Créer les chantiers (cf. "Groupe d'intervention")
Consulter la liste des clients les plus rentables
Analyser les performances de chaque type de prestation (pour savoir si les devis sont fait au mieux)
...
Il convient de noter que la plupart des modules cités ci-dessus sont déjà accessible au sein de votre abonnement Organilog, et peuvent donc être utilisé dès à présent.