Il existe deux types de PDF disponibles sur le logiciel :
Les PDF génériques
Les PDF personnalisé
Les PDF génériques sont les PDF par défaut, c'est à dire que les fonctionnalités comme les boutons de raccourci d'envoi des emails, l'envoi groupé des emails, l'export des PDF dans un fichier .ZIP, les PDF sur le portail client sont liés à ces documents par défaut.
Vous avez la possibilité de sélectionner pour chaque intervention, devis et facture un PDF personnalisé comme PDF par défaut, donc toutes les fonctionnalités listées plus haut seront maintenant liées au PDF personnalisé.
Comment activer la fonctionnalité ?
Pour activer cette fonctionnalité allez dans :
Paramètres (roue dentée en haut à droite).
Paramètres généraux.
Labo.
Passer l'option "Relier un rapport personnalisé à une intervention, un devis ou une facture" sur oui.
Comment assigner un PDF personnalisé en tant que PDF par défaut ?
Préférez cet usage si vous n'avez qu'un seul modèle de document pour vos interventions, devis et factures. Si vous avez plusieurs modèles de PDF personnalisés continuez la procédure.
Ouvrez votre PDF personnalisé
Cliquez sur l'onglet "Paramètres"
Cochez la case "Présélectionner comme modèle par défaut"
Ce modèle est maintenant défini par défaut.
Comment sélectionner un PDF personnalisé dans une intervention ?
Lorsque vous allez créer une intervention ou éditer une intervention existante, une option pour sélectionner le PDF personnalisé sera disponible.
Sélectionnez dans cette liste le PDF personnalisé que vous voulez définir comme PDF par défaut, puis enregistrez.
Comment sélectionner un PDF personnalisé dans un devis ou une facture ?
Pour associer un PDF personnalisé à un devis ou une facture procédez de la même manière que les interventions, sélectionnez le PDF personnalisé dans la liste disponible puis enregistrez votre choix.
Comment utiliser les fonctionnalités associées ?
Le bouton d'envoi rapide des emails depuis le tableau de bord des interventions sera maintenant relié au PDF personnalisé que vous aurez sélectionné dans chaque intervention, à activer depuis le "Choix des colonnes" :
L'envoi groupé des rapports d'intervention par email enverra le rapport personnalisé sélectionné dans chaque intervention :
L'export des rapports d'intervention en masse dans un fichier .ZIP exportera pour chaque intervention le PDF que vous aurez sélectionné :
Le bouton d'accès au rapport d'intervention depuis le portail client permettra d'afficher le PDF personnalisé sélectionné par défaut dans chaque intervention, à activer depuis les paramètres généraux du portail client.
A noter : Une option pour afficher les PDF personnalisés sur le portail client est déjà disponible mais elle affichera et donnera accès à tous les modèles de vos PDF personnalisés dans une liste.
Astuce : Si vous activez cette fonctionnalité alors que vous utilisez déjà Organilog avant cette nouveauté il est possible d'affecter un PDF personnalisé par actions groupées à des interventions, devis et factures.
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